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四川师范大学文理学院档案管理制度
2014-09-26      点击:

四川师范大学文理学院档案暂行管理办法

第一章

第一条为了加强学院档案工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,为学院各项工作服务,为学生服务,为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类办法》与《高等学校档案工作规范》等法规,结合我院实际,特制定本暂行办法。

第二条学院档案是指学院成立以来在党政管理、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,它真实地反映了学院的发展历史沿革,是学院的宝贵财富。

第三条学院档案工作是学院各项工作的组成部分,是学院建设和发展的重要基础工作之一。是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院把档案工作纳入总体发展规划,纳入议事议程;纳入教学、科研和行政管理人员的岗位职责之内;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收各项工作形成的文件材料。

第二章领导体制和机构设置

第四条学院由一位院领导分管档案工作,同时接受省、市地方档案行政主管部门及省教育厅、四川师范大学相关部门的业务指导、监督与检查。

第五条学院设立档案室,隶属院务办公室。学院档案室是学院档案工作的职能管理部门,是永久保存和提供本院档案服务的专门机构。

第六条学院实行部门立卷归档制度。各系(教研室)、各职能部门均为立卷部门。各立卷部门要确定一位负责人分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工作,兼职档案员要相对稳定,以保证归档工作的顺利完成。

第七条学院档案室与兼职档案员的主要职责:

一、学院档案室主要职责:

1.负责宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定,并完成上级有关部门下达的有关档案业务工作。

2.负责制定和组织实施学院档案工作的各项规章制度,并负责学院各部门档案业务的指导、检查和监督工作。加强档案工作的规范化、标准化、制度化建设,不断提高现代化管理水平。

3.负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院各类档案及有关材料。维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

4.逐步实现档案的科学管理,配备现代化管理设施,实现微机管理和网络管理。

5.开发档案信息资源,满足学院学生和社会各方面的需要。

6.负责学院陈列室建设及日常管理工作。

二、兼职档案员职责:

1.学院各系(教研室)、各职能部门兼职从事档案管理的工作人员,均为学院兼职档案员。

2.兼职档案员要热爱档案工作,积极、认真钻研业务,不断提高工作水平。

3.兼职档案员要坚持平时立卷。根据本部门不同种类文件形成的特征,及时制订案卷类目,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

4.兼职档案员负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档工作,保证文件材料完整、准确和系统。

5.兼职档案员要主动接受档案室的业务指导和监督检查,并按规定时间向档案室归档。归档案卷应做到组卷合理,编写页号准确,卷内目录、案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要。

6.兼职档案员要积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,注意文件材料的安全和保密工作。

第三章档案经费、库房和设备

第八条学院保证档案工作经费的需要,所需经费列入学院预算。

第九条学院应根据国家教育部有关高校档案馆(室)建设的有关要求,遵循方便利用、安全保管、有利于发展的原则,为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房和档案装具。

第十条学院根据发展需要,有计划的为学院档案室配备必要的设备,以逐步实现档案管理现代化。

第四章文件收集、整理和归档验收

第十一条学院严格执行归档制度,并将制度纳入党政、教学、科研等管理人员的职责范围,作到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。

第十二条文件材料的归档范围及保管期限。

各类档案的保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下,含十五年)三种。

1.凡是记述和反映学院各部门活动和基本历史面貌的,对本院各项工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。

2.凡是反映学院一般性活动的,但在相当长时期内对学院各项工作有参考价值的文件材料,应列为长期保管。

3.凡是在较短时期内本部门需查考的文件材料,应列为短期保管。一般基本建设项目及设备类文件材料的实际保管期限不得短于实际使用寿命。

各部门档案的归档参考范围及保管期限

(一)院务办公室

行政综合部分

1.上级有关高校行政管理的综合性文件。

①上级机关针对学院管理工作下发的文件。(永久)

②上级机关针对高校管理工作下发的文件。(长期)

2.院务办公室以学院名义制发的文件。

①针对学院全局性、重要性的方针政策;综合性的管理规章制度。(永久)

②关于学院综合性问题向上级的请示及批复。(永久)

③学院教育事业规划、计划及报上级批复。(永久)

④针对本校一般性综合管理事务下发的文件。(长期)

3.学院领导开会的会议记录、纪要。(永久)

4.上级机关领导视察、检查学院工作时形成的材料(讲话、题词等)。(永久)

5.学院领导在院内的重要讲话和参加学院外重大活动的发言稿。(长期)

6.学院各部门启用印章的文件及印模。(永久)

7.学院每年的大事记。(永久)

8.群众来访的材料及处理结果。(短期)

9.学院机构设置、变动的相关文件。(永久)

10.学院干部任免文件。(永久)

11.学院与外单位联系、协商工作及院际合作的材料。(长期)

12.学院与外单位签订的各类合同协议、合作意向书等材料。(长期)

13.学院车辆管理规章制度。(长期)

14.学院清产核资工作的材料。(永久)

安全保卫、消防部分

1.上级关于安全保卫、消防工作的文件。(长期)

2.学院关于安全保卫、消防工作的文件材料。(永久)

3.要害部门的安全保卫、消防工作。(长期)

4.学院与校本部签订的安全责任书。(长期)

5.学院户籍管理的材料。(长期)

6.外籍教职工登记表。(长期)

基建部分

综合

1.上级关于基本建设工作的文件。(长期)

2.基建工作计划、总结、规章制度。(长期)

3.学院基建计划、规划、报告、总结及上级的批复。(永久)

4.学院重要工程项目的申请、计划和审批材料。(长期)

5.全院性总体规划、设计总平面图。(永久)

6.水、电、气管道分布图。(永久)

7.地质勘探、地形测量材料。(永久)

8.学院基建征用土地的审批材料及合同、协议。(永久)

9.学院基建工程财务预、决算及上级审批材料。(永久)

10.学院基建材料、施工管理、指标等方面的材料。(短期)

可行性研究

1.项目建议书及上级批复。(永久)

2.可行性研究报告。(永久)

3.项目评估。(永久)

4.环境预测、调查报告。(永久)

设计基础

1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明。(永久)

2.地形、地貌控制点建筑物、构筑物、重要设备及安装测量定位、观察记录。(永久)

3.水文、气象、地震等其它设计基础材料。(永久)

设计文件

1.初步设计。(永久)

2.技术设计。(永久)

3.施工图设计。(短期)

4.技术秘密材料、专利文件。(永久)

5.设计计算书。(长期)

6.关键技术实验。(永久)

7.总体规划设计。(永久)

8.设计评价、鉴定及审批。(长期)

工程管理文件

1.征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。(永久)

2.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。(永久)

3.施工执照。(永久)

4.水、电、气、暖供应协议书。(永久)

5.产权证书。(永久)

土地施工文件

1.开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要。(短期)

2.施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺。(长期)

3.原材料及构件出厂证明、质量鉴定。(长期)

4.建筑材料实验报告。(长期)

5.设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批。(永久)

6.土建施工定位测量地质勘察。(永久)

7.土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图。(永久)

8.隐蔽工程验收记录。(永久)

9.工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告。(永久)

10.分项、分单位工程抽量检查、评定。(长期)

11.交工验收记录证明。(长期)

12.竣工报告、竣工验收报告。(永久)

设备及管线安装施工文件

1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。(短期)

2.设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批。(长期)

3.焊接试验记录、报告、施工检验、探访记录。(长期)

4.隐蔽工程检查验收记录。(长期)

5.强度、密闭性试验报告。(长期)

6.设备调试记录。(短期)

7.施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告。(长期)

8.系统调试、实验记录。(长期)

9.管线清洗、通水、消毒记录。(短期)

10.管线标高位置、坡度测量记录。(长期)

11.中间交工验收记录证明、工程质量评定。(长期)

12.竣工报告、竣工验收报告。(长期)

电气、仪表安装施工文件

1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审。(短期)

2.设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批。(长期)

3.调试、整定记录。(长期)

4.性能测试和校核。(长期)

5.施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告。(长期)

6.操作、联动试验。(短期)

7.电气装置交接记录。(短期)

8.中间交工验收记录、工程质量评定。(长期)

9.竣工报告、工程验收报告。(长期)

竣工验收

1.竣工验收报告。(永久)

2.全部竣工图纸。(永久)

3.质量评审材料。(永久)

4.工程现场声像材料。(永久)

5.竣工验收会议决议文件。(永久)

基建财务、器材管理

1.财务计划、年度计划。(短期)

2.工程概算、预算、决算。(永久)

3.主要材料消耗、器材管理。(短期)

4.交付使用的固定资产。(永久)

档案室部分

1.档案工作发展规划、年度总结、计划等。(长期)

2.档案管理工作规章制度。(长期)

3.档案管理交接清单。(永久)

4.档案工作有关请示、报告。(短期)

后勤管理部分

1.上级关于后勤管理工作的文件。(长期)

2.学院后勤管理工作方面的文件材料。(永久)

3.学院有关后勤工作向上级的请示及相关批复。(永久)

4.表彰先进的文件材料。(长期)

5.学院基建、维修方面的文件材料。(长期)

6.学院卫生、绿化、防汛工作的材料。(长期)

7.后勤服务中心所属各部门,包括后勤服务接待中心、学生公寓管理中心、物业管理服务中心、水电核算及维修中心、消防保卫中心在工作中形成的请示、报告及有关领导的批示等。(短期)

8.后勤承包给个人、单位的承包合同、收益分配办法、名单及领导批示等。(短期)

9.学生公寓公物管理办法。(长期)

10.后勤服务接待中心首问责任制、服务公约。(长期)

(二)政工处

党务综合部分

1.上级党组织下发的文件材料。

①上级机关针对学院综合性党务工作方面下发的文件。(永久)

②上级机关针对高校党务工作方面下发的文件。(长期)

2.学院党委会会议记录。(永久)

3.学院年度党政工作要点、年度党政工作总结。(永久)

4.以党委名义发布的决定、办法、通报、通知等。(永久)

5.上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料。(永久)

6.党委负责人在学院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿。(永久)

7.学院党风廉政建设工作的文件材料。(长期)

8.学院教职工党员处分、复查的相关材料。(长期)

9.教职工理论学习的决定、通知、计划、总结。(长期)

10.学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料。(永久)

11.师生员工入党积极分子培训、培养、考察工作的材料。(长期)

12.党员和干部的申诉、来信和来访工作。(长期)

宣传工作部分

1.上级关于宣传工作的文件。(长期)

2.学院有关宣传工作的文件材料。(永久)

3.学院宣传工作规章制度、会议记录、大事记。(长期)

4.教职工政治思想工作动态及调查材料。(长期)

5.学院编印的各种宣传材料、反映重大活动的简报、图表。(永久)

6.学院院报。(永久)

7.学院院报底稿。(短期)

8.《新闻与动态》、《信息交流》、《文理先锋》、《文理青年》、《新生入学指南》等。(长期)

9.学院文化博览节材料。(长期)

10.学院教学、科研、党政管理及一些重大活动中直接形成的,具有保存价值的照片、录音、录像带、磁盘、光盘、幻灯片等。(永久)

人事、劳资部分

1.上级有关人事管理工作的文件。(长期)

2.学院人事、劳资工作的规章制度。(长期)

3.学院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录。(永久)

4.学院关于人员编制、变更的文件材料。(永久)

5.学院师资培养、管理工作的文件材料。(长期)

6.人事工作统计报表。(永久)

7.学院教职工名册。(永久)

8.教职工工资调整的相关文件材料。(长期)

9.教职工工作调动的文件材料。(长期)

10.教职工伤、残、死亡处理结果的材料。(长期)

11.教职工劳保、福利、奖金、补助、休养等方面的文件材料。(长期)

12.学院专业技术职称评定工作的规定、办法、总结。(长期)

13.学院成立、调整专业技术职称评定委员会的材料。(永久)

14.教职工评定、聘任专业技术职称的相关文件材料。(长期)

工会部分

1. 上级关于工会工作的文件。(长期)

2. 学院工会工作的相关文件材料。(长期)

3. 表彰工会先进个人的相关文件材料。(永久)

4. 工会编印的宣传材料。(长期)

5. 工会举办的各种文体活动材料。(长期)

6. 妇女工作材料。(长期)

(三)教务处

综合部分

1.上级部门和学院有关本、专科教学改革与研究方面的文件。(永久)

2.上级部门和学院有关本、专科教学管理的文件和规章制度。(永久)

3.上级部门和学院有关教学质量监控方面的文件。(长期)

4.申报校级、省级、国家级教学成果奖的材料。(永久)

5.各类教学评优的评审材料。(长期)

6.本、专科教学和教学管理方面的统计报告。(永久)

7.学院教学工作评估、课程评估等有关材料。(长期)

8.专、兼职教师管理规定。(短期)

学科建设部分

1.专业设置情况、建设和发展规划,新专业论证、申报、审批材料。(永久)

2.专业评估材料。(长期)

学籍管理部分

1.上级部门和学院有关学籍管理方面的文件。(永久)

2.学籍变动情况。(专升本、转专业、转学、休学、复学、退学、延长学习年限、退学等)材料。(永久)

3.学生毕业后返校补考成绩、补办证书。(永久)

4.在校本科、专科学生分班名册。(长期)

5.毕业证书发放名册及成绩单、资格审查表。(永久)

6.毕业证书样本。(永久)

课堂教学与教学实践部分

1.上级部门和学院有关实验与实践教学方面的文件。(长期)

2.各专业的人才培养方案、教学大纲。(永久)

3.课程建设与发展规划,课程建设的有关材料。(长期)

4.每学期教学课表、校历。(短期)

教材管理部分

1.上级部门和学院有关教材管理方面的文件。(长期)

2.各专业使用教材及参考书籍目录。(长期)

3.教材建设规划、教材建设立项、评审、检查、验收等材料。(长期)

图书馆部分

1.上级关于图书管理工作的文件。(长期)

2.图书馆工作计划、报告、总结、规章制度。(长期)

3.学院图书馆概况、发展规划、藏书目录、统计报表。(永久)

4.校外赠书目录及信函。(长期)

实验中心部分

1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作的文件。(长期)

2.学院仪器、设备管理的规章制度。(长期)

3.学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。(长期)

4.上级有关实验中心管理、建设工作的文件。(长期)

5.学院实验中心管理的材料。(长期)

(四)计财处

各类档案按现行《会计法》规定执行。

(五)合作处

综合

1.上级有关外事工作的文件材料。(长期)

2.学院外事工作规章制度、计划、总结等。(长期)

3.特聘专家管理办法。(长期)

4.国际生出国留学程序。(短期)

5.职业鉴定所职业鉴定工作规章制度。(长期)

国际交流与合作

1.中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录。(永久)

2.学院完成的国际合作项目、成果等材料。(永久)

3.双方互赠的礼品、纪念品。(长期)

(六)招生就业处

1.上级有关招生就业工作的文件。(长期)

2.学院有关招生就业工作的材料。(长期)

3.新生录取名单。(永久)

4.招生工作总结。(长期)

5.牵头组织的重大会议材料如毕业生双选会等。(长期)

6.毕业生分配方案、就业计划、就业审批名单等。(永久)

7.学院关于毕业生实习的规章制度。(长期)

8.毕业生质量跟踪调查有关材料。(短期)

(七)科研处

1.学术档案管理制度。(长期)

2.上级关于学报工作的文件。(长期)

3.学院正式出版的学报。(永久)

4.学报获奖及受查处情况的材料。(长期)

5.学报出版、发行管理工作形成的材料。(短期)

6.学院学报出版工作统计报表。(永久)

(八)学工部

综合

1.上级机关有关学生思想政治工作的文件材料。(长期)

2.上级机关关于学生工作、奖贷学金工作、助学金工作、特困生工作的相关文件材料。(长期)

3.学院有关学生思想政治工作的文件材料。(长期)

4.学院有关学生工作、助学贷款方面的文件材料。(永久)

5.学生工作年度计划及总结。(永久)

6.学生思想政治工作典型调查材料和统计。(长期)

7.表彰学生先进集体、先进个人及学生获各种奖学金的文件材料。(长期)

8.学院关于学生处分的文件材料。(长期)

9.学生开学典礼、毕业典礼大会日程、讲话、总结等文件材料。(长期)

10.关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件。(长期)

11.学生军训材料。(长期)

12.学生实践活动的重要材料。(短期)

分团委

1.上级有关共青团工作的文件。(长期)

2.分团委工作计划、报告、总结及规章制度。(永久)

3.分团委工作典型调查、经验总结材料。(长期)

4.处分团员的材料及复查材料。(长期)

5.分团委编印的各种宣传材料。(长期)

6.分团委牵头进行的重大活动材料。(长期)

7.勤工俭学、社会实践的有关材料。(长期)

8.我院学生参加各种社团、学会的有关材料。(长期)

(九)各系(教研室)

1.上级与本系(教研室)有关的来文。(长期)

2.本系(教研室)会议记录、纪要、规章制度。(长期)

3.本系(教研室)工作规划、计划、总结、报告、请示及上级的批复。(长期)

4.本系(教研室)关于教职工、学生的奖励及处分材料。(长期)

5.本系(教研室)教职工参加进修培训的文件材料。(长期)

6.本系(教研室)开展的各种学术活动材料。(长期)

7.本系(教研室)与其它单位协作的材料。(长期)

8.本系(教研室)统计年报表及重要材料。(长期)

第十三条案卷质量要求归档的文件材料,应质地优良、书写工整、用蓝黑墨水书写、声像清晰,文件要符合国家有关规范和标准要求。

第十四条归档时间和档案移交手续

(一)归档时间

1.党、政类档案应在次年四月底前归档。

2.教学类档案应在次年寒假前归档。

3.科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。

4.基建类档案应在项目竣工验收决算后两个月内归档。

5.设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。

6.财会类档案应在每年年终立卷,由计财处保管两年,与次年四月底前归档。

7.声像类档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

8.实物类档案应在次年四月底前归档。

(二)档案移交手续

学院档案室接收档案时,必须履行手续。归档时交接双方当面点清,填写档案移交目录一式两份。

第十五条凡由本院与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存整套档案,协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外,还应将复制件送主办单位保存。

第十六条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中形成的各种载体的文件材料,必须按统一的移交时间,将手中的文件材料交给本部门兼职档案员,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学院或学院档案室有权向他们征集或接受捐赠,对捐赠的档案,视其贵重程度,学院给予奖励。

第五章档案管理

第十七条学院档案室对接收的档案,按照便于保管、利用的原则,对各类档案进行科学的分类、整理、编号、排架。

第十八条学院档案室要落实档案的安全保卫措施,健全保密制度,切实做好各种防范工作。对破损、字迹退的档案,应进行修复或复制,学院为档案的保护工作提供必要的条件。

第十九条档案的鉴定与销毁

1.档案的鉴定工作应在主管院领导领导下,由学院档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组,负责对已过保密管期限或保管期限的档案进行鉴定,作出处理决定。

2.需要销毁的档案,应登记造册并报请主管院领导批准予以销毁。

第二十条档案的统计

学院档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。并按照有关规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计。

第六章档案的利用与开放

第二十一条高校档案按照规定向全院和社会开放。学院保存的各类档案主要为本院服务,如外单位及个人利用我院保存的档案,必须持有合法证明,经学院主管领导同意,方可查阅。

第二十二条档案开放应遵循下列原则:

1.凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录或复制。

2.利用者需要复制档案,一般由档案室负责办理。

3.港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,必须经有关主管部门介绍。

4.外国机关和个人要求利用档案,应按国家有关规定办理。

第二十三条学院保存的各类档案主要为本院服务,如外单位及个人利用我院保存的档案,必须持有合法证明,经学院主管领导同意,方可查阅。

第二十四条属下列情况之一者不宜开放:

1.涉及学院商业秘密及党和国家机密的;

2.档案形成部门或个人规定限制利用的;

3.涉及个人隐私的;

4.学院领导认为不宜开放的。

第二十五条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经学院档案管理主管领导同意。涉及部门归档限制利用的,须经部门负责人同意。

第二十六条人事和组织档案工作因其其特殊性,查阅和利用人事和组织档案,应参照中组部、国家档案局发布的《干部档案条例》执行。

第二十七条对借出的档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报院领导并按规定严肃处理。

第二十八条对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

第二十九条档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报请主管院领导批准。

第七章奖励与处罚

第三十条根据实际情况,对档案工作表现优秀的兼职档案员和有突出服务与研究成果,以及对档案事业建设有重大贡献者,学院给予表扬和奖励。

第三十一条对违反《中华人民共和国档案法》的行为,由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处惩。

第八章

第三十二条 院务办公室可根据学院的实际情况,按照边建设、边解决、边完善的原则,制订相应的实施细则和过渡性的相关规定。

第三十三条本办法自发布之日起执行。

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