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四川师范大学文理学院印章管理办法
2014-09-26      点击:

随着学院办学规模的日益扩大和学院机构的增多,学院和各部门对外联系日益广泛和密切,学校印章的使用日益增多,为规范印章的使用,加强印章的管理,明确印章使用权限,维护学院的声誉和利益,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号),特制定本办法。

一、慎重严肃使用印章,维护印章的权威和效力。

我院各级各类印章,是学院及各部门在职权范围内进行公务活动、依法行使职权的重要标志。各部门要根据工作的需要和职权的范围,依法使用。

二、印章的刻制、启用与废止程序。

(一)学院机关各部门、各系(教研室)的印章,均依照学院机构设置的文件,由院务办公室人员到公安局指定地点刻制;各部门、各系(教研室)内设机构的印章、行政业务专用章因工作需要的,由各部门、各系(教研室)提出申请,经学院领导审批后,方可刻制。

(二)印章刻制由院务办公室负责。各部门不得自行刻制带有学院名称的公章和业务专用章。

(三)新刻制的印章须由院务办公室验印并签订《四川师范大学文理学院印章使用责任书》后方能启用,《四川师范大学文理学院印章使用责任书》一式两份,由院务办公室和用印部门各执一份;作废印章,须交回院务办公室。

三、各类印章的使用范围

(一)学院钢印

用于工作证、毕业证、学位证等证件的照片压印。

(二)学院印章

1.用于以学院名义向院内、院外发送的各种公文、文书材料、报表等;

2.用于学院颁发的各种证书、证件、聘书等;

3.用于以学院名义签订的协议书、意向书(不含经济合同)等;

4.用于各类需经学院批准的申请表、申报材料、出国材料;

5.其它需要使用学院印章的,需经主管院领导审批。

(三)院长签名章

1.用于证件、证书、聘书;

2.用于需要院长签章的相关报表、合同、协议以及委托书、任务书、申报表、审批表等;

3.用于以院长(或副院长)名义发出的信函;

4.其他需要使用院长(副院长)签名章的。

(四)具有法人资格的部门印章

具有法人资格的部门印章,按照国家法律法规、国家工商行政管理部门的规定和该法人部门的权限,管理和使用。

(五)各种专用章

经学院批准刻制的各类专用章(如四川师范大学文理学院毕业生就业专用章等),只能适用于专门用途和范围。

(六)机关各部门、系(教研室)印章

1.院务办公室印章用于以学院办公室名义上报、发送的各类公文、文书材料以及对外联系工作。

2.学院机关各部门和系(教研室)公章,主要用于在职责范围内处理公务,向学院的请示、报告,以及与学院内各部门联系工作。一般情况下,一律不得对外使用。

四、印章使用程序和批准权限

(一)以学院名义发出的公文,一律按照公文处理流程,凭分管院领导签字用印。

(二)各种证件,由主管业务部门列出名单并经该部门负责人签字后,由负责此项业务的人员到院务办公室用印。

(三)各种证书、聘书按学院有关规定,经相应的部门报主管领导审批或学院会议讨论确定,由主管部门列出名单、学院分管领导签字后,派专人到院务办公室用印。

(四)各类合同、协议等法律文件,须经部门负责人签字、学院法律顾问审核并报分管院领导签发后,方可使用学院印章。其中涉及重大问题的,分管院领导应报经院长或院务委员会讨论同意后再签发。科研申报材料需加盖院章或分管院领导签名章的,须经科研处负责人签字后,可由分管科研的院领导授权院务办公室用印。

(五)对境外发出的函件如需加盖院章,须先由合作处审核并由负责人签字、经院领导签发后,方可用印。

(六)凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件,应按规定书写或打印,由部门主管领导在存底稿上签字,经院务办公室审核、分管院领导批准后用印。

(七)需加盖院章签名章的公文、证书、证件、聘书等,须经院长本人认可后用印。

(八)各类材料在使用印章时,经办人均须在“用印登记表”上签名。

(九)各部门公章要明确使用范围,重要事项的用印,要根据职权划分情况经本部门主管领导批准。

(十)有下列情况之一者,不予用印:

1.只写“联系工作”、“联系业务”及正文和存根不一致的介绍信或空白介绍信;

2.用圆珠笔或不同笔迹、不同颜色书写的;

3.多处或关键字涂改及字迹不清的;

4.落款名称与印章名称不符的;

5.有违背本办法或仍需核实或内容不实的。

五、印章的管理

(一)学院授权院务办公室管理和使用学院钢印、学院印章、院长签名章,院务办公室指定专人按规定保管和用印。

(二)各部门必须指定专人保管印章。保管人员因故离岗,应由部门领导指定人员暂时代管,并办理相应的交接备案手续。

(三)保管人员要坚持原则,严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当,印迹要端正清晰,并要留下相应文本存档。

(四)印章存放地点要求安全保险,严禁携带印章离开用印办公地点。用印后或不用印时,应将印章存放安全处。

六、印章使用的责任

凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者,将追究保管者和部门负责人的责任。凡因非法、越权使用本部门印章给学院造成法律纠纷、经济损失和声誉损毁的,学院将视其情节依法对本部门直接负责的主管人员和其它直接责任人员追究行政责任、经济责任及其它法律责任。

                                                    本办法自印发之日起施行。

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