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成都文理学院关于认真做好各立档单位档案资料整理和移交工作的通知
2017-03-24      点击:

学院各单位:

随着学院的不断发展,档案资料不断增多。为完整保存学院各单位在办学过程中的档案资料(纸质资料和电子资料),展现学院的发展历史沿革,有效利用档案信息资源,根据《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》、《成都文理学院档案工作管理暂行办法》及学院2017年工作要点,现将档案资料整理、移交工作的具体事宜通知如下:

一、移交内容、范围

(一)移交的纸质版本资料:

1.学院各单位自建院以来应归档、但尚未按照学院归档要求归档的材料,特别是各二级学院开展的校企合作资料,包括签约仪式、合作协议、合作进展情况等。

2.2016年产生的归档材料纸质版本资料请参照成都文理学院立档归档范围及期限(学院网站首页-信息公开-基本信息栏目查阅)进行归档。归档请按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(学院网站首页-信息公开-基本信息栏目查阅)的要求执行。

(二)移交的电子版本资料:

1.建院以来,有关学院发展沿革的电子照片;

2.由学院各单位承办、以学院名义举办的各类校内外重大活动(校企合作)。其中重大活动需移交活动方案、活动文件、活动议程、活动影像资料、出席领导讲话稿等电子资料;校企合作需移交接待方案、校企合作协议(扫描件)、议程、照片等电子版本资料。

二、移交时间

(一)纸质版本资料移交时间:各单位纸质档案资料归档、移交工作的截止时间为2017年6月10日,档案装订及移交时间见附件。

(二)电子版本资料移交时间

建院以来至2016年,未归档的电子资料于2017年3月31前移交到院办曾林同志处。

2017年及之后的电子资料于资料产生后五个工作日内移交到院办唐琪同志处。

三、其他相关要求

1.学院各单位负责人要负责督促各兼职档案员认真做好档案资料的整理和移交工作,确保档案资料按规范要求在规定时间内有序归档、移交。逾期未交者,学院将全院通报。

2.移交的纸质资料要齐全、完整,按照档案整理规范要求进行分类、整理,保管期限划分准确,书写规范,装订整齐美观,案卷质量符合规定要求。同时,需移交案卷目录纸质版本一份,卷内目录电子版本一份(电子文档接受邮箱:634873034@qq.com )。

3.4月20日前,各立档单位到院办曾林同志处领取纸质资料的归档档号,装订时需用到的装订机、号码机、件号章等,按档案装订时间安排表到院办领取、操作。

4.电子版本资料移交时,请以“×年×月×日+×主题”命名移交。(如2017年3月3日全院中层干部大会,命名为20170303全院中层干部大会)。

特此通知

                                                                                     成都文理学院

                                                                                  2017年3月22日

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